Form Permintaan Nomor Surat
Pilih kode klasifikasi arsip dan lengkapi data surat yang akan diterbitkan
Nomor surat otomatis:
Terakhir Diterbitkan
Buku Agenda Surat Keluar
Rekaman nomor surat yang telah diterbitkan
| No | Nomor Surat | Tgl Surat | Kode & Klasifikasi | Perihal | Tujuan | Sifat | Aksi |
|---|
Belum ada catatan surat keluar
Terbitkan nomor pertama melalui tab "Buat Nomor Surat".
Master Kode Klasifikasi Arsip
Kode klasifikasi dipasang dari database lampiran Permendagri 83 Tahun 2022: Lampiran A (Kemendagri) atau Lampiran B (Pemda).
| No | Lampiran | Kode | Uraian | Induk | Catatan Verifikasi | Aksi |
|---|
Pengaturan Surat
Unit pengolah disimpan otomatis dan dipakai untuk setiap nomor surat.
Contoh penerapan
Keterangan token
Backup & Restore Data
Cadangkan seluruh data ke satu berkas JSON. Gunakan untuk memindahkan data ke komputer lain, atau sebelum membersihkan cache browser.
Backup (unduh)
- Buku agenda surat keluar
- Kode klasifikasi arsip (Lampiran A dan B)
- Pengaturan format, unit pengolah, dan lampiran aktif
Restore (pulihkan)
Pilih berkas backup (.json). Seluruh data saat ini akan diganti dengan isi backup. Sebelum dipulihkan, ringkasan isi backup akan ditampilkan untuk diperiksa.
Simpan berkas backup di tempat yang aman. Berkas ini berisi seluruh data agenda surat Anda.
ArsipNum: Penomoran Surat & Klasifikasi Arsip
Aplikasi untuk menerbitkan nomor surat keluar sesuai kode klasifikasi arsip Permendagri 83 Tahun 2022, dan mencatatnya dalam buku agenda. Aplikasi berjalan sepenuhnya di browser dan tidak memerlukan internet setelah dibuka.
Cara Data Disimpan
Seluruh data (master klasifikasi, buku agenda, dan pengaturan) disimpan di IndexedDB, yaitu penyimpanan lokal milik browser pada komputer Anda. Data tidak dikirim ke server mana pun dan tidak perlu internet untuk dibuka maupun digunakan.
Keunggulan IndexedDB
- Tetap tersimpan saat browser ditutup. Data tidak hilang ketika browser ditutup, komputer dimatikan, atau aplikasi dibuka kembali keesokan harinya. Data baru hilang jika cache atau data situs browser dibersihkan, atau jika Anda menghapusnya secara manual.
- Bekerja tanpa internet. Setelah aplikasi dibuka sekali, seluruh fitur tetap berjalan offline. Data juga tidak pernah dikirim ke server.
- Kapasitas jauh lebih besar dibanding localStorage. Dapat menampung ribuan kode klasifikasi dan agenda surat dalam jumlah besar, dengan batas yang ditentukan oleh ruang penyimpanan browser.
- Cepat dan tidak membebani tampilan. Data dibaca dan ditulis secara asinkron, sehingga aplikasi tetap responsif saat memuat ribuan baris, seperti pada pencarian klasifikasi dan buku agenda.
- Terstruktur dan dapat dicari. Data disimpan sebagai objek dengan indeks, sehingga pencarian dan pengurutan dilakukan langsung di penyimpanan lokal.
- Dapat diminta menjadi permanen. Tombol Aktifkan Penyimpanan Persisten membantu browser tidak menghapus data secara otomatis ketika ruang penyimpanan menipis.
Perhatian: data bisa hilang
- Data akan terhapus jika cache atau data situs browser dibersihkan (misalnya lewat "Clear browsing data" atau "Hapus data situs").
- Data tidak ikut pindah jika alamat aplikasi berubah (misalnya dari GitHub Pages ke Vercel), karena setiap alamat memiliki penyimpanan sendiri.
- Data hanya ada di browser dan komputer tempat Anda bekerja. Browser lain atau komputer lain tidak akan melihat data yang sama.
- Membuka mode penyamaran (incognito) tidak akan menyimpan data secara permanen.
Cara mengamankan data
- Unduh backup JSON secara berkala lewat menu Pengaturan Format, bagian Backup & Restore.
- Simpan berkas cadangan di tempat yang aman (flashdisk, Google Drive pribadi, atau arsip instansi).
- Jika data hilang, buka menu yang sama lalu pilih Pulihkan dan pilih berkas cadangan tersebut.
Tombol Aktifkan Penyimpanan Persisten membantu browser tidak menghapus data secara otomatis. Browser tetap dapat menghapus data jika Anda membersihkan data situs secara manual.
Panduan Penggunaan
1. Pengaturan awal (sekali saja)
- Buka Pengaturan Format, isi Nama Instansi dan Singkatan Unit. Singkatan ini dipakai pada token
{V}. - Pilih Lampiran Kode Klasifikasi: Kemendagri saja, Pemda saja, atau keduanya.
- Atur pola nomor dengan mengetik langsung atau mengklik token, lalu simpan.
2. Pasang database klasifikasi
- Buka menu Klasifikasi Arsip, klik Pasang Database, lalu pilih Lampiran A (Kemendagri) atau Lampiran B (Pemda).
- Pemasangan dilakukan sekali. Untuk memasang ulang, gunakan Format Semua Kode lalu pasang kembali.
3. Menerbitkan nomor surat
- Pilih Tanggal Surat. Nomor agenda terisi otomatis dan boleh diubah, termasuk diawali nol (misalnya 087).
- Isi Perihal Surat.
- Ketik kode atau nama urusan pada Kode Klasifikasi Arsip, lalu pilih dari daftar. Jika ingin memakai kode induk, klik Pakai induk.
- Pilih Klasifikasi Keamanan (KS) dan Sifat Surat.
- Isi Tujuan Surat (Yth.). Penandatangan dan catatan lokasi berkas boleh dikosongkan.
- Klik Terbitkan Nomor. Nomor otomatis disalin dan tercatat di buku agenda.
4. Buku agenda
- Cari surat lewat kolom pencarian. Gunakan tombol Excel atau CSV untuk mengekspor seluruh hasil pencarian.
- Hanya nomor agenda terakhir pada tahun tersebut yang bisa dihapus, agar tidak ada nomor yang terlewat.
Panduan token pola nomor
| Token | Isi | Contoh |
|---|---|---|
| {K} | Kode klasifikasi arsip | 005 |
| {N} | Nomor agenda | 087 |
| {V} | Singkatan unit pengolah | Dispen |
| {M} | Bulan angka romawi | III |
| {M.n} | Bulan angka tanpa nol di depan | 3 |
| {Y} | Tahun | 2026 |
| {KS} | Kode sifat naskah sesuai pilihan (B, T, R, SR) | T |
Tentang aplikasi
Dasar kode klasifikasi mengacu pada Permendagri 83 Tahun 2022 (Lampiran A Kemendagri dan Lampiran B Pemerintah Daerah). Pastikan kode dan format nomor sudah sesuai ketentuan tata naskah dinas di instansi Anda.
© Darwin Kamarudin